“GÜMRÜK YÖNETİCİLERİ DERNEĞİ” “BİZ BİZE TOPLANTILARI”NIN
İLKİ 01.02.2003 CUMARTESİ, EĞİTİM DAİRESİ BAŞKANLIĞI
KONFERANS SALONUNDA YAPILDI
Biz Bize Tolplantıları Başladı
Gümrük Yöneticileri Derneğinin düzenlediği geleneksel “Biz Bize” Toplantılarının ilki; Gazi Üniversitesi İletişim Fakültesi Dekan Yardımcısı Sayın Doç. Hale KÜNİÇEN’in yönetiminde 01.02.2003 tarihinde gerçekleşti. Toplantı, Cumartesi günü saat 10 başlamasına karşın gümrük personelinin yoğun ve etkin katılımıyla gün boyu devam etti. Sabah ve öğleden sonra olmak üzere iki bölümden oluşan toplantının; iletişimin insan ve toplum yaşamındaki etkilerinin bilimsel olarak anlatıldığı sabahki oturumun ardından, iletişimsizliğin kurum özelinde neden olduğu olumsuzluklar ve bunlarla ilgili olarak katılımcıların tespitleri tartışmaya açılarak bu güne kadar ele alınmayan bir çok konu, sıcak ve samimi bir ortamda tartışıldı.
Toplantının açılış konuşmasını yapan Gümrük Yöneticileri Derneği Başkanı Sayın Bahri ÖKTEM, bu organizasyonun Gümrük Yöneticilerinin ilk icraatı olduğunu, bu ve devam edecek toplantıların; gerek birimler arasında gerekse aynı birim içerisinde var olan ve gümrük kamuoyunu rahatsız eden iletişim bozukluklarının masaya yatırılarak tartışılması ve bu olumsuzlukların giderilebilmesi yönünde çözüm yolu aranması amacına yönelik olduğunu ifade etti. Bu tip toplantıları taşra teşkilatları dahil olmak üzere devam ettireceklerini ifade eden ÖKTEM, iletişim bozukluklarının giderilebileceğine, bunu birbirimize yakın olmak, birbirimize duygularımızı kaynaştırmak suretiyle başarabileceğimize dikkat çekerek bu nedenle ilk toplantının iletişim konusunun bir uzmanıyla başlatılmasına karar verdiklerini ve Sayın Doç. Hale KÜNİÇEN’ i davet ettiklerini ifade etti. Sayın ÖKTEM konuşmasına;
“Bizim burada amaçladığımız her kesin buraya hırkalarını dışarıda bırakmış olarak gelmeleri idi ama bakıyorum ki bu konuda başarılı olmuşuz. Burada hepimiz gümrükçüyüz, gümrük ailesinin fertleriyiz. Dolaysıyla burada artık şapkasız sıfatlarımızla saatler geçirmenin de tadına varacağız. Bu toplantının diğer güzel tarafı ise Dünya Gümrük Günü haftasına denk gelmiş olmasıdır.
Peki bu etkinliği nasıl gerçekleştirdik? Evet bizlerin aklından böyle bir etkinlik geçiyordu ve biz bu görüşümüzü Sayın Müsteşarımız Doç. Dr. Sayın Nevzat SAYGILIOĞLU ile paylaştık ve kendileri de bize böyle bir etkinliği kendilerinin aklından da geçtiğini ve bizlere yardımcı olma adına da Gazi Üniversitesi İletişim Fakültesi Dekanı Sayın Doç. Hale KÜNİÇEN hocamızı tavsiye ettiler ve bu güzel Cumartesi günü bu güzel toplantıyı tertip ettik.
Bugün burada çok güzel şeyler duyacağımıza duyduğumuz konuların teşkilata dalga dalga yayılacağına ve bundan da hepimizin istifade edeceğini inanıyorum. Ayrıca bunu hiçbir zaman unutmamamız lazım Gümrükçülük mesleği enternasyonal bir meslek. Gümrükçülük mesleği çok eski bir meslek bu bizim geleneğimizde vardır" diye sözlerine devam eden ÖKTEM son olarak bu derneği kurmalarında ki amacın "Aile olmanın şuurunu yaşamak olduğunu" cümleleriyle son verdi.
Daha sonra söz alan Sayın Hale KÜNİÇEN, böyle bir toplantının kurumlar arası iletişimde ne kadar önemli olduğunu ve iletişim kurma ölçütlerinin, biz bize toplantıları gibi toplantılarla tartışma ortamları yaratılarak giderilebileceğine dikkat çekti
İnsanların neden iletişim gereksinimleri duydukları, iletişimin kişiliğimizi oluşturmadaki rolü,. kişiler arası iletişim, kendimizi anlamanın, anlatmanın yaşamımızdaki yeri ile ilgili genel ve bilimsel bir girişten sonra, etkili iletişimin, iletmek istenilen konuların amaçlanan şekilde iletilmesi ile ilgili yöntemlere ve sağlıklı iletişim kurma becerilerine değinen KÜNİÇEN, Kurum içi çalışmalarda en önemli etkenlerden birinin de Motivasyon olduğu, etkili ve sağlıklı iletişimde motivasyonun çok önemli olduğu. bunun ise, belli bir çaba ve yetenek gerektirdiğini vurguladı.
Moral ve çalışma hayatındaki ödüllerin sesli bir biçimde iletilmesinin iş başarısını ve performansını arttıracağına değinen konuşmacı, Motivasyonun kişisel bir olay olduğunu, her insanın bir birey olarak ele alınıp motive edilmesi gerektiğine, onların gereksinimlerini gidermek için ihtiyaçlarının bilinmesine ve bu şekilde onun ihtiyaçlarına cevap verecek bir motivasyon yöntemi belirlenmesi gerektiğini anlattı.
Özellikle yöneticilerin, çalışanlarının; Sosyo-Psikolojik, Entelektüel, fiziki ortam ve maddi gereksinimlerini araştırarak bulmaları ve bu gereksinimleri iletişim ve motivasyon önlemleri ile ortadan kaldırmaları gerektiğini artık her kesin bilmesi gerektiğine dikkat çekti.
Ülkemizde özellikle kolektif ruh ve birlikte iş yapma konusunda ciddi bir sıkıntı olduğunu bu nedenle bu tür çalışmalara büyük bir gereksinim olduğu dile getirdi.
Son olarak sayın KÜNİÇEN, başarmanın yolunun, insanı önemsemekten ve motivasyondan geçtiğini, sağlıklı iletişimin insanlara mutluluk getirdiğini, bu tür toplantılarla; hem kurumun kamuoyunda hakkettiği gibi temsili için harcanacak çabanın daha örgütlü ve bilinçli olarak yapılmasının sağlanacağı hem de kurum içi iletişimsizliğin ve sevgi noksanlığının ortadan kaldırılmasına yardımcı olacağı şeklindeki görüşleriyle sunumunu sonlandırdı.
Toplantının sabahki bölümüne öğle yemeği için ara verildi. Öğle yemeği birlikte yenildi ve burada da gündemsiz ama çok faydalı masa başı sohbetleri yapıldı. Öğleden sonra katılımcılar söz alarak kurum, kurum kimliği, aidiyet, sevgi, hoşgörü ve iletişim üzerine görüşlerini, deneyimlerini ve önerilerini sundular. Bu görüş ve öneriler çok yoğun ve coşkulu bir tartışma ortamının oluşmasına neden oldu.
Son olarak söz alan Müsteşarımız Sayın Doç.Dr.Nevzat SAYGILIOĞLU konuşmasına; ilk olarak böyle bir toplantıyı gerçekleştirdikleri için Gümrük Yöneticileri Derneği'ne teşekkür ederek başladı İlk olarak Teşkilat Yasasına değinerek teşkilata kazandıracakları hakkında bilgi verdiler, idarede paylaşmadan korkmamak gerektiği, bu idarenin bugüne kadar kaybettiklerinin muhasebesinin yapılması gerektiği, iki buçuk yıldır bu teşkilatta birçok ilklere imza atıldığı ve bundan sonrada devam edeceğine değinen SAYGILIOĞLU şöyle devam etti:
İletişim ve Halkla İlişkilerin bir süreç, bir devamlılık istediğini,. bir kurumun, bir Firmanın başarılı olabilmesi. ve konumunu koruyabilmesi için mutlaka; iletişime, faaliyete ve reklama ihtiyaç duyacağını, Gümrük Müsteşarlığı olarak buradaki amacımızın reklam yapmak değil, özellikle kurumsal yapıyı güçlendirmek ve kurum içi hesaplaşmayı kendi içimizde yapabilmektir. Kurum içerisinde bu merkez ve taşra olmak üzere birimler arasında duvarlar olduğunu bu duvarların bir an önce kaldırılması için yoğun çaba sarf edildiğini ve gelinen noktada duvarların kaldırılmasına karşı oluşan direncin büyük ölçüde kırıldığını belirtti.
Vakfımız bünyesinde kurulan ve tamamı Gümrükçü arkadaşlarımızdan oluşan Türk Halk Müziği, Türk Sanat Müziği, Masa Tenisi ve Tiyatro Topluluğu gibi sosyal ve kültürel etkinlikler bu duvarları yıkan hareketlerdir. Bunlar şuursuz ve bilinçsiz yapılan hareketler olmayıp, bunların ince ayar iletişim taktikleri olduğuna dikkat çekti. Sayın SAYGILIOĞLU daha sonra
“Müsteşarınız olarak söylüyorum yönetim olarak daha iyisini yapabiliriz ivedilikle yönetimlerimiz, bunlar merkez olsun, taşra olsun bu kadrolarla yapılmayacak hiçbir şey yok Bunu da içten söylüyorum. Gümrüklerimiz akıl almaz yeniliğe açık bir teşkilat ben bunu söylüyorum, bizim teşkilatta olup da daha önce çalıştığım kurumlarda görmediğim
l- iletişim,
2- Yeniliğe Açıklık
Var Gümrük İdaresinde akıl almaz bir değişiklik var. kim ne derse dersin, ciddi ciddi bir değişim var bunun işaretlerini de alıyoruz sonuçlarını da görüyoruz bu anlamda içim rahat.
Bu toplantı ile bir fotoğraf çekmeyi amaçladık, bu toplantı iki ayrı fonksiyonun birbiri ile karıştırıldığı bir toplantı oldu, hem konferans hem de arama konferansı. Bir yandan ders verildi, konsept aktarıldı, diğer yandan da sizin dışınızdaki birisi tarafından idare edilen bir arama konferansı oldu.
“GÜMRÜK YÖNETİCİLERİ DERNEĞİ” “BİZ BİZE
TOPLANTILARI” NIN İKİNCİSİ 18.03.2003 SALI,
GÜMRÜK VAKFI TOPLANTI SALONUNDA YAPILDI
Gümrük Yöneticileri Derneğinin düzenlediği “VÜCUT DİLİ” konulu, Biz Bize Toplantılarının ikincisi Gümrük Vakfı Toplantı Salonunda gerçekleştirildi. Bu toplantımıza başta Gümrük Müsteşarı olmak üzere üst düzey yöneticilerimiz ve üyelerimiz katılmıştır.
Günümüz toplumlarında iletişim, yaşamın her alanında ve her aşamasında kendisini hissettirmektedir. İletişim insanın kendini ifade edebilme ve karşısındakini net ve ön yargısız anlayabilme çabasıdır. Bu nedenle var olan bir sorunun çözümü, yapılan bir işte her hangi bir sorunla karşılaşılmaması, veya karşılaşıldığında en pratik metotlarla çözülebilmesi için başvurulması gereken ilk ve en etkili yöntem iletişim olmalıdır. iletişim olgusunun temelinde ise, insanların kendilerini ifade edebilme yetenekleri ve istekleri yatar.
Bu gerçekten hareketle kurum kimliğinin oluşumunda iletişimin gücünü önemseyen Gümrük Yöneticileri Derneği olarak, öncelikle camia içerisindeki iletişim kanallarının oluşturulması, var olan ancak yeteri gibi çalıştırılamayan kanalların açık tutulabilmesi amacıyla “BİZ BİZE” toplantıları başlatmıştır. İlki iletişim konusunu içeren toplantının ikincisinde, “Beden Dili” konusu ele alınmıştır. Ankara’daki üyelerimize mart ayı içerisinde Ahmet Şerif İZGÖREN’in sunumuyla, İletişimde “Beden Dili”nin önemi ve kullanım metotlarını anlatan bir etkinlik gerçekleştirilmiştir.
“GÜMRÜK YÖNETİCİLERİ DERNEĞİ” “BİZ BİZE
TOPLANTILARI” NIN ÜÇÜNCÜSÜ 24.05.2003
CUMARTESİ, BURSA TİCARET ve SANAYİ
ODASI KONFERANS SALONUNDA YAPILDI
Derneğimizin, taşrada ilk olmak üzere üçüncü “Biz Bize” toplantısı; 24.05.2003 Cumartesi günü Bursa Ticaret ve Sanayi Odasının konferans salonunda, Bursa Gümrükleri Başmüdürü Mehmet KUT ve Bursa Gümrükleri Muhafaza Başmüdürü Dr. Cengiz ŞAHİN, tüm Gümrük ve Gümrük Muhafaza Müdürleri ve her iki Başmüdürlüğün personelinin yanısıra Bursa dışından toplantıya katılan İzmir Başmüdürlüğünden Gümrük Müdürü M.Ali CAN, Tekirdağ Gümrük Müdürü A.Fuat KILIÇ, Çanakkale Gümrük Müdürü Şükrü YILDIZ, İzmit Gümrükleri Başmüdürlüğünden Gümrük Müdürü Bektaş ALP, İstanbul Gümrükleri Başmüdürlüğünden Gümrük Müdürü Asker SALMAN’ın katılımıyla gerçekleştirildi. Toplantı; dernek Başkanı Sayın Bahri ÖKTEM’in açılış konuşmasıyla başladı.
Sn. Bahri ÖKTEM; sivil toplum örgütlerinin toplum içindeki önemi ve bir sivil toplum örgütü olan derneğimizin bu konudaki açılımının ne olduğunun altını çizerek, kurum içi iletişim konulu ilk toplantının Müsteşarlığın üst düzey tüm yöneticileri ile birlikte merkezde görev yapan personelin etkin katılımıyla Ankara’da gerçekleştirildiği, bu toplantıda dernek olarak hedeflediğimiz amaca uygun yaratılan müzakere ortamında mesleki her sorunun bütün açiklığıyla müzakere edildiği, toplantı sonucunda gerek katılımcılardan gerekse meslektaşlarımızdan çok olumlu eleştiriler alındığı belirterek, derneğimizin kuruluşundan bugüne kadar en önemli desteği Bursa Gümrük ve Gümrük Muhafaza Başmüdürlüklerinden alındığı gerçeğinden hareketle taşradaki ilk toplantının Bursa’da gerçekleştirildiği ve bu toplantıların dalga dalga tüm teşkilatımıza yayılacağı, kendi sorunlarımızı hiçbir komplekse kapılmadan ve kendi aramızda müzakere ederek mesleğimizin sorunlarının çözümünü de yine birlikte bulacağımızı belirten ÖKTEM, gümrük ailesi olarak sorunlarımızın çok olduğu ancak sorunların, dernek olarak gözümüzü korkutmadığı, bu misyona sahip olunduğu, bize ve derneğimize meslektaşlarımızın desteği devam ettiği müddetçe, her sorunun çözümünde katkı sağlanacağı belirtilerek, yönetim faaliyetlerini sunmak üzere sözü dernek Genel Sekreteri Gürkan GÜL’e verdi.
Genel Sekreter GÜL; oluşum ve müzakere aşamaları tamamlanmasından sonra Kurumumuzun uzun zamandır beklentisi olan derneğimizin 33 kurucu üye ile birlikte dernek tüzüğünü .12./.09./.2002. tarihinde Ankara Valiliğine teslim etmek suretiyle, tüzel kişilik olarak faaliyete başlanıldığını belirterek, dernek faaliyetleri hakkında kısa notlar halinde bilgi verdi. Ayrıca gerek kuruluş gerekse faaliyet dönemi içerisinde birim başkanlarının büyük bir çoğunluğundan ve Başmüdürlerimizin bazılarından çok samimi destek ve katkı alınmasına karşılık, bazılarından şu veya bu kaygıyla yeterli katkının sağlanamadığı, mevcut durum itibariyle 350 ‘yi aşkın üye sayısına ulaşıldığı, ancak hedef kitlenin 2000 üstü olduğu dikkate alındığında, daha çok yol alınması gerektiğini, gümrük teşkilatının en büyük sivil toplum örgütü olma iddiasındaki derneğimizin, logosuna yakışır şekilde bir çatı örgütü olması gerektiği belirtilerek, gümrük mesleğine ve gümrükçüleri hak ettiği saygınlığa ulaştırmak için yönetim olarak büyük çaba sarf ettiklerini belirtti.
Daha sonra söz alan oturum yöneticisi Sayın Doç. Hale KÜNİÇEN önce mesleki özgeçmişi hakkında konuklara bilgi verdikten sonra, toplantının konferans bölümüne geçildi.
Sn. KÜNİÇEN iletişimin iki yönlü alışveriş olduğunu, etkili iletişimin istenilen amaca ulaşmak için yaşam boyu süren bir süreç olduğu, iletişimin önündeki en önemli engellerin duygusal ve kişisel özelliklerimizden kaynaklandığı, iletişimin 126 tanımı bulunduğu, iletişimin başı, sonu, geri dönüşü olan bir süreç olduğu, iletişimde bilginin, sözün, sesin yanı sıra en önemli aktarma aracının sözlü olmayan beden dili olduğu, iletişim sürecinin; kaynak (gönderici), kanal (görsel, işitsel mesaj,) hedef kitle (alıcı) ve geri bildirimden oluşan bir sürec olduğu, geri bildirimin yanı sıra sonuç almanın yöneticiler açısından çok önemli olduğu, başarıların değerlendirilmesinin çalışanların iş başarısı açısından öneminden bahsederek, ilgi göstermenin, önemsenmesinin, adam yerine konulmanın, gerekli olma duygusunun insanı başarıya götüren en önemli etmen olduğu, olumsuz eleştirinin insanı körelttiği, gerçeklere, doğrulara dayanan bir iletişimin kurulma zorunluluğundan bahsederek, her zaman karşılıklı olma şartına bağlı olarak iletişimin sağlıklı kurulabileceğini belirtti.
Sn. KÜNİÇEN sözsüz iletişimin (Beden dilinin) öneminden bahsederek, bilinçsiz olarak başvurduğumuz bazı kodlarımızın var olduğunu dokunmanın bazen iletişimi kolaylaştıran, bazen de engelleyen bir anlamı olduğu, fiziksel duruşumuzun, karşılama, uğurlama şeklimizin iletişimdeki etkisini belirterek, kültür ve coğrafyadan kaynaklanan farklılıkların iletişim açısından yarattığı olumsuz etkinin altını çizerek, başarısız iletişimin kaynağının kafamızdaki resim ile alıcının algıladığı resim arasındaki farktan kaynaklandığı, etkili iletişim için iyi bir dinleyici olma zorunluluğunun bulunduğu, dinlenmenin bilgiyi, ilgiyi, saygıyı arttırdığı, yöneticilerin çalışanlarına yakın olması, yani sağlıklı iletişim kurmaları halinde bir çok sorun başlamadan çözebileceği belirtti.
Sn. KÜNİÇEN; kurum kimliğinin öneminden hareketle işine karşı iyi motive edilmiş bir personelin başarısının arttığına işaret ederek, yöneticilerin bu konudaki sorumluluklarının altını çizmiştir. İş yaptırmanın en önemli yönteminin çalışanların inandırılmasından geçtiğini, övülmesi gerekeni övmenin, övgüyü insanın yüzüne karşı yapmanın önemini belirterek, insanın aferin delisi olduğunu, insanların farklılıklarının dikkate alınmasının ve ayırımcılık yapılmamasının etkili iletişimdeki önemini anlatarak, sağlıklı iletişimin insana mutluluk, sonucunda da başarıyı getirdiğini belirtti. Sn. KÜNİÇEN, bu tür toplantılarda hem kurumun dış tanıtımının nasıl yapılacağı, hem de kurum içi iletişimin nasıl sağlanacağının, daha sağlıklı bir ortamda irdelendiği ve ortak çözüm bulma imkanının yakalandığı, Ankara’da gerçekleştirilen ilk toplantının tartışma bölümünde katılımcıların etkin katkısını hatırlatmak suretiyle, gümrüğün taşradan merkez bakısını ve taşranın yerel sorunlarını ikinci oturumda hep birlikte tartışmak üzere birinci oturuma ara verdi.
Verilen aradan sonra tekrar başlanılan ikinci oturumda; katılımcılar, gümrük mesleğinin öneminden, mesleki sorunlarından, merkezle aralarındaki iletişimin kopukluklarından, Gümrük Yöneticileri Derneğinden ve Gümrük Müsteşarlığı’nın merkez kadrolarından olan beklentilerini dile getiren konularda söz alarak görüş ve dileklerini iletti.
Tartışma ve değerlendirme oturumunda, başta Gümrük Başmüdürü Mehmet KUT ile Gümrükler Muhafaza Başmüdürü Dr.Cengiz ŞAHİN olmak üzere, Başmüdür Yardımcıları Başmüdür Yardımcısı Ali BACANLI, Gümrük Müdürleri Erdal NAMAL, Abdullah YÜCEL olmak üzere her düzeydeki yönetici ve çalışan konu hakkında yaklaşımlarını tartışmaya açarak, demokratik bir müzakere ortamında, sorun ve çözüm yolları birlikte ele alındı.
Son olarak, Sn. KÜNİÇEN toplantının her iki bölümüne ilişkin bir değerlendirme yaparak, kendisinin de gümrük ailesinin bir parçası olduğunu, asıl mesleği olan iletişim ve halkla ilişkiler konusunda Gümrük Müsteşarlığının her platformda savunucusu olacağını, her türlü sorunun ister Müsteşarlık üst Makamlarına istenirse diğer makamlara iletilmesi ve sorunların çözümüne de katkı sağlayacağını belirterek, oturumu kapattı.
Son sözü Dernek Başkanımız Sn. Bahri ÖKTEM alarak, bir hafta sonu tatilini feda ederek aynı amaçları gerçekleştirmek üzere bir araya gelen bütün konuklara, toplantının yapılmasına katkılarını esirgemeyen her iki Başmüdür başta olmak üzere tüm katılımcılara dernek ve şahsı adına teşekkür ederek, bundan sonraki toplantıların teşkilatımızın görev yaptığı ülkemizin güzide başka illerinde de devam edeceğini belirterek katılımcılardan ülkemize, mesleğimize ve derneğimize olan katkılarının devam etmesi dileklerini ileterek toplantıyı sona erdirdi.
Gümrük Yöneticileri Derneğinin toplantıda hazır bulunan Yönetim Kurulu Üyeleri Sn. Bahri ÖKTEM, Sn. Gürkan GÜL, Sn. Şüheda BARLAS, Sn. Zülal SÖNMEZ, Sn. Yusuf ÖLÇEN, Sn. Semih SÜTÇÜ; başlangıcındaki olgunluğa yakışır bir şekilde herkesin yoğun ilgi ve sevgisiyle sona eren toplantı sonucunda, katılımcılarla vedalaşırken istenilen sonucu alınmanın mutluluğunu yaşıyorlardı.